Neue EU-Vorgaben im Zahlungsverkehr: So bleiben Sie mit WinLine vorbereitet

Ab dem 9. Oktober 2025 tritt bekanntlich eine wichtige EU-Regelung in Kraft: Die sogenannte Verification of Payee (VoP) wird für alle Zahlungen im SEPA-Raum verpflichtend.

Das bedeutet: Beim Tätigen einer Überweisung kann künftig seitens der Banken überprüft werden, ob der angegebene Empfängername zur IBAN passt.

Ziel dieser Maßnahme ist es, den Zahlungsverkehr sicherer zu machen und Betrugsfälle wie z. B. Fake-Invoice-Betrug oder Identitätsmissbrauch deutlich zu reduzieren.

Was bedeutet das für Unternehmen in der EU?

Mehr Sicherheit: Betrugsversuche wie gefälschte Rechnungen werden erschwert.

Weniger Fehler: Tippfehler bei Empfängern oder falsche Stammdaten führen nicht mehr so leicht zu Fehlüberweisungen.

Pflicht ab 2025: Alle Banken müssen diesen Check anbieten – und alle Zahlungen laufen automatisch darüber, sofern dies der Kunde optiert.

Was bedeutet dies praktisch und was sind die wichtigsten Rückmeldungen beim VoP-Check der Bank bei der Ausführung einer Überweisung?

Nach Absenden Ihres SEPA-Zahlungsauftrags prüft die Bank den Namen gegen die hinterlegte IBAN und liefert eine Rückmeldung über Ihre Banking-Software:

Match: Name und IBAN passen zusammen → Zahlung kann freigegeben und durchgeführt werden.
Close Match: Name ist ähnlich, aber nicht identisch → Überprüfung empfohlen, die Zahlung kann aber durchgeführt werden.
No Match: Name und IBAN passen nicht → Zahlung stoppen und Daten klären. Die Zahlung kann nicht durchgeführt werden.
No Check: Keine Prüfung möglich (z. B. wegen technischer Probleme).

Und wie unterschreibe ich nun meine Zahlungen?

Bei elektronischen Zahlungen sind künftig in der Banking-Software zwei Schritte wichtig:

Transportunterschrift: Bestätigt, dass der Zahlungsauftrag an die Bank übertragen wird.
Eigentliche Unterschrift: Erteilt die rechtliche Freigabe für die Zahlung.

Mit VoP wird voraussichtlich die Rückmeldung („Match / No Match / …“) zwischen Transport- und eigentlicher Unterschrift eingeblendet und Sie können, je nach Bank, entscheiden, ob Sie die Zahlung freigeben oder nicht. Das erhöht die Sicherheit und verhindert Zahlungen auf falsche Konten.

Muss ich VoP eigentlich nutzen? Und was hat Opt-in und Opt-out damit zu tun?

Opt-in: Unternehmen nutzen VoP aktiv und bekommen Rückmeldungen bei Zahlungen.
Opt-out: Unternehmen können (theoretisch) auf VoP verzichten.

ABER ACHTUNG: Wenn VoP z. B. „No Match“ anzeigt und das Unternehmen trotzdem zahlt, trägt das Unternehmen selbst das Risiko. Die Bank hat so ihre Pflicht erfüllt.

Welche Aufgaben ergeben sich daraus für mich?

Einstellungen in der Banking-Software anpassen: Die Banken kontaktieren derzeit ihre Kunden und erinnern daran, bestimmte Einstellungen in der Banking-Software vorzunehmen – beispielsweise für die Opt-in- oder Opt-out-Optionen.
Regeln für „Close Match“ und „No Match“ festlegen: Legen Sie klare Richtlinien fest, wie Sie mit den Kategorien „Close Match“ (nahe Übereinstimmung) und „No Match“ (keine Übereinstimmung) umgehen.
Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden, damit diese Warnhinweise korrekt interpretieren und richtig darauf reagieren können.
Anpassung der Freigabe-Workflows: Überprüfen und passen Sie Ihre WinLine Freigabe-Workflows im Zahlungsverkehr an, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.

Was hat mesonic in der WinLine geplant?

Aktuell warten wir noch auf einige technische Details von den Zahlungsdienstleistern. Sobald diese vorliegen, werden wir die VoP-Integration vollständig in das Modul WinLine ZAGL PRO (wird zukünftig WinLine BANK) für die WinLine Finanzbuchhaltung umsetzen.

Was sind Ihre Vorteile und wann können Sie diese nutzen?

Direkte Sichtbarkeit der VoP-Prüfungsergebnisse in Ihren Zahlungsverkehrsprozessen.
Automatisierte Korrekturen: Wenn die „pain.002“-Datei ein „Close Match“ enthält, wird der Kontoname automatisch korrigiert.
Einfaches Handling der Rückmeldungen: Sie erhalten alle Rückmeldungen (Match, Close Match, No Match, No Check) direkt im System und können sie dort weiterbearbeiten.
Flexibilität bei der Bearbeitung: Sie können genau steuern, wie Ihr Unternehmen mit den verschiedenen Rückmeldungen umgeht. Zum Beispiel können Sie direkt die Bankverbindung bearbeiten – natürlich nur mit den entsprechenden Berechtigungen.
Optimierte Bearbeitung von Kontoauszügen: Eine Trennung zwischen verifizierten und nicht verifizierten Personenkonten erleichtert die Bearbeitung.
Verifizierte Konten: Sobald ein Kontoinhaber als „geprüft“ markiert wurde, kann er in den Zahllauf aufgenommen werden. Sie haben dann die Möglichkeit, nur „geprüfte Konten“ zu berücksichtigen und so die Opt-Out-Option (sofern verfügbar) zu nutzen. Dies spart Ihnen Zeit und Aufwand, da Sie auf die zweite Unterschrift verzichten können.

Mit dieser Lösung sind Sie sowohl technisch als auch organisatorisch bestens vorbereitet und können die neuen gesetzlichen Anforderungen ohne zusätzlichen Aufwand erfüllen!

Da wir noch auf die endgültigen Informationen der Zahlungsdienstleister warten, planen wir die Umsetzung der VoP-Integration im Rahmen der WinLine Edition 2026, die im November 2025 verfügbar sein wird.