Revisionssicher archivieren. So geht's.
"Ist das WinLine ARCHIV eigentlich revisionssicher?"
Das ist eine Frage, die uns immer wieder gestellt wird und die pauschal nicht einfach nur mit "Ja" oder "Nein" beantwortet werden kann.
Warum das so ist, erklären wir Ihnen hier. Aber um einen entscheidenden Fakt gleich vorweg zu nehmen:
Das WinLine ARCHIV erfüllt alle notwendigen gesetzlichen Voraussetzungen, um unter Einbeziehung der weiteren erforderlichen Maßnahmen in Ihrem Unternehmen eine revisionssichere elektronische Archivierung von Dokumenten umzusetzen!
Was bedeutet eigentlich „Revisionssicherheit“?
Der Begriff „Revisionssicherheit“ bezieht sich im Allgemeinen auf elektronische Archivierungssysteme. In diesen müssen digitale Daten so aufbewahrt werden, dass Sie den rechtlichen Anforderungen entsprechen, d.h. ordnungsgemäß, vollständig, unverändert, sicher, jederzeit verfügbar/aufrufbar und zugriffsgeschützt.
Ist das WinLine ARCHIV revisionssicher?
Die WinLine kann so konfiguriert werden, dass archivierte Dokumente den oben genannten Anforderungen entsprechend aufbewahrt werden können. Damit ist das WinLine ARCHIV ein entscheidender Baustein zu einer revisionssicheren Gesamtlösung.
Was muss bei einer revisionssicheren Gesamtlösung beachtet werden?
Der Begriff „Revisionssicherheit“ bezieht sich nicht allein auf die Archivierungssoftware wie das WinLine ARCHIV, sondern umfasst das Gesamtsystem aller eingesetzten Hardware- und Softwarekomponenten, die technisch-organisatorischen Begleitmaßnahmen des Betriebes sowie die Qualität der Informationen und Prozesse.
Das heißt: Der Betrieb eines elektronischen Dokumentenarchivierungssystems allein ist für die Revisionssicherheit nicht ausreichend, sondern eine Komponente in einem Gesamtkonstrukt zur Dokumentenablage, das aus verschiedenen Maßnahmen besteht.
Besitzt das WinLine ARCHIV ein Zertifikat, das die Revisionssicherheit bestätigt?
Nein, das WinLine ARCHIV besitzt kein derartiges Zertifikat, da von Dritten erstellte Zertifikate seitens der GoBD nicht anerkannt werden! Auf Wikipedia finden Sie dazu u.a. nachfolgenden Hinweis: „Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwareprodukte wie z. B. optische Speicher gibt es nicht. Die GoBD messen Zertifikaten Dritter keine Bedeutung zu.“
Was muss ich für eine revisionssichere Archivierung in meinem Unternehmen tun?
Für eine Revisionssicherheit müssen verschiedene Komponenten berücksichtigt werden. Eine wertvolle Orientierungshilfe liefern die 10 Merksätze des VOI e.V. (Verband Organisations- und Informationssysteme) für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung digitaler Dokumente:
Und was ist beim Einsatz von WinLine BELEG PRO bzw. WinLine CRM zu beachten?
Da sowohl im WinLine BELEG PRO als auch im WinLine CRM externe Dokumente gespeichert werden, verwenden beide Module das WinLine ARCHIV. Daher sind bei der Nutzung dieser Module ebenfalls die gleichen Grundsätze zu berücksichtigen.