WinLine ARCHIV
Digitale Archivierung
Setzen auch Sie auf das papierlose Büro, denn der Verzicht auf Notizblock, Post, Bücher und Zettel schont nicht nur den Geldbeutel und die Umwelt. Er steigert auch die Produktivität und erleichtert die Organisation im Unternehmen. Für die sichere Dokumentenarchivierung stehen Ihnen in der WinLine zwei integrierte Systeme zur Verfügung.
ARCHIV I
Mit dem ARCHIV I verwalten Sie Ihre Dokumente und Belege, die systemintern in der WinLine erzeugt wurden.
ARCHIV II
Das ARCHIV II ermöglicht Ihnen zusätzlich die Archivierung von Dokumenten, die in externen Systemen erstellt und in die WinLine importiert wurden.
So einfach funktioniert die Archivierung in der WinLine
Durch das Verknüpfen und Klammern von Dokumenten werden zusammengehörige Vorgänge gebündelt. Eine umfangreiche und automatisierbare Beschlagwortung sorgt dafür, dass Sie Ihre Dokumente schnell wiederfinden.
Archivieren
- alle Belege aus der WinLine (Rechnung, Mahnung etc.)
- eingescannte Dokumente aus externen Quellen
- COLD-Datenarchivierung
Strukturieren
- automatisierter Durchlauf mit Prüfstellen
- autom. Anwenderinfo per E-Mail o. ToDo-Liste im Cockpit
- fixe Archivierungsabfolgen - frei definierbar
Beschlagworten
- Schlagwortvergabe für gezieltes Suchen/Finden
- autom. Beschlagwortung von WinLine-Dokumenten
- frei definierbare Suchbegriffe
Wiederfinden
- Direkter Belegaufruf aus dem WinLine ARCHIV
- Unterstützung durch ARCHIV-Assistent
Mit dem WinLine ARCHIV zu einer revisionssicheren Gesamtlösung
Der Begriff „Revisionssicherheit“ bezieht sich nicht nur auf die Archivierungssoftware als solches, sondern umfasst das Gesamtsystem. Daher ist die Revisionssicherheit einer Lösung in jedem Unternehmen stets individuell zu prüfen und beinhaltet die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens - also die eingesetzten Hardware- und Softwarekomponenten, die technisch-organisatorischen Begleitmaßnahmen des Betriebes sowie die Qualität der Informationen und Prozesse.
Die WinLine kann so konfiguriert werden, dass archivierte Dokumente dort weder gelöscht noch geändert werden können und trägt damit wesentlich zur Schaffung einer revisionssicheren Gesamtlösung bei. Darüber hinaus sind jedoch weitere Maßnahmen auf Netzwerkebene und im Gesamtsystem erforderlich, die nicht im Bereich der WinLine liegen.
Um ein revisionssicheres System in Betrieb zu nehmen, empfehlen sich die Prüfung und die Freigabe des Gesamtsystems durch einen Wirtschaftsprüfer.
Ihre FAQs zur revisionssicheren Archivierung
Was bedeutet eigentlich „Revisionssicherheit“?
Der Begriff „Revisionssicherheit“ bezieht sich im Allgemeinen auf elektronische Archivierungssysteme. In diesen müssen digitale Daten so aufbewahrt werden, dass Sie den rechtlichen Anforderungen entsprechen, d.h. ordnungsgemäß, vollständig, unverändert, sicher, jederzeit verfügbar/aufrufbar und zugriffsgeschützt.
Ist das WinLine ARCHIV revisionssicher?
Die WinLine kann so konfiguriert werden, dass archivierte Dokumente den oben genannten Anforderungen entsprechend aufbewahrt werden können. Damit ist das WinLine ARCHIV ein entscheidender Baustein zu einer revisionssicheren Gesamtlösung.
Was muss bei einer revisionssicheren Gesamtlösung beachtet werden?
Der Begriff „Revisionssicherheit“ bezieht sich nicht allein auf die Archivierungssoftware wie das WinLine ARCHIV, sondern umfasst das Gesamtsystem aller eingesetzten Hardware- und Softwarekomponenten, die technisch-organisatorischen Begleitmaßnahmen des Betriebes sowie die Qualität der Informationen und Prozesse.
Das heißt: Der Betrieb eines elektronischen Dokumentenarchivierungssystems allein ist für die Revisionssicherheit nicht ausreichend, sondern eine Komponente in einem Gesamtkonstrukt zur Dokumentenablage, das aus verschiedenen Maßnahmen besteht.
Besitzt das WinLine ARCHIV ein Zertifikat, das die Revisionssicherheit bestätigt?
Nein, das WinLine ARCHIV besitzt kein derartiges Zertifikat, da von Dritten erstellte Zertifikate seitens der GoBD nicht anerkannt werden! Auf Wikipedia finden Sie dazu u.a. nachfolgenden Hinweis: „Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwareprodukte wie z. B. optische Speicher gibt es nicht. Die GoBD messen Zertifikaten Dritter keine Bedeutung zu.“
Was muss ich für eine revisionssichere Archivierung in meinem Unternehmen tun?
Für eine Revisionssicherheit müssen verschiedene Komponenten berücksichtigt werden. Eine wertvolle Orientierungshilfe liefern die 10 Merksätze des VOI e.V. (Verband Organisations- und Informationssysteme) für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung digitaler Dokumente:
Und was ist beim Einsatz von WinLine BELEG PRO bzw. WinLine CRM zu beachten?
Da sowohl im WinLine BELEG PRO als auch im WinLine CRM externe Dokumente gespeichert werden, verwenden beide Module das WinLine ARCHIV. Daher sind bei der Nutzung dieser Module ebenfalls die gleichen Grundsätze zu berücksichtigen.