Die E-Rechnung in Deutschland
Mit Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes wurde 2024 die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland beschlossen. Damit verändert sich der Rechnungsaustausch zwischen inländischen Unternehmen grundlegend. Ziel ist es, Rechnungsprozesse stärker zu digitalisieren, zu standardisieren und künftig auch mit digitalen Meldeverfahren (ViDA) zu verknüpfen.
Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch können die Rechnungsdaten automatisch von einer Software ausgelesen und weiterverarbeitet werden. In Deutschland müssen E-Rechnungen grundsätzlich die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen. Gängige Formate hierfür sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD. Aber auch andere Formate, die mit der Norm EN 16931 interoperabel sind, sind erlaubt.
ACHTUNG: Eine einfache PDF-Rechnung gilt dagegen nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.
Die schrittweise Einführung im Überblick
Der Empfang von E-Rechnungen ist für inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend.
Für den Versand von elektronischen Rechnungen gelten Übergangsregeln: Ab 1. Januar 2027 ist die E-Rechnung für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend. Ausgenommen hiervon sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis € 800.000. Für sie gilt diese Pflicht ab 1. Januar 2028.
Die E-Rechnung in der WinLine
Rechnungsausgang, Rechnungseingang, Verbuchung und Archivierung - in der WinLine bearbeiten Sie Ihre elektronischen Rechnungen durchgängig in nur einem System:
Ausgangsrechnungen werden nach dem Standard EN 16931 wahlweise als XRechnung oder im ZUGFeRD/Factur-X-Format mit WinLine eBILLING erstellt und versendet.
Eingangsrechnungen werden mit WinLine BELEG PRO ebenfalls EN 16931-konform erfasst und geprüft. Anschließend werden die Belege automatisiert in die WinLine FIBU übergeben und dort verbucht.
Die revisionsssichere Archivierung der elektronischen Rechnungen entsprechend der GoBD übernimmt das WinLine ARCHIV.
Für die schnellere Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen können Sie den gesamten Prozess der Belegbearbeitung automatisieren. Die dafür digital zu durchlaufenden Arbeitsschritte richten Sie individuell im WinLine CRM & Workflowmanagement für Ihr Unternehmen ein.
Beispiele für den Empfang und den Versand von E-Rechnungen in der WinLine
Wir beantworten die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung
Was versteht man unter einer E-Rechnung?
Die E-Rechnung wird künftig in einem strukturierten elektronischen XML-Format ausgestellt, angelehnt an die EU-Norm EN 16931. Dieser einheitliche Standard ermöglicht den elektronischen Empfang sowie die Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen.
Rechnungen im PDF-Format fallen nicht mehr unter den Begriff einer elektronischen Rechnung, sondern sind „sonstigen Rechnungen“ zuzuordnen.
Was ist ViDA?
Das Projekt ViDA (VAT in the Digital Age) wurde von der Europäischen Kommission ins Leben gerufen. Hierin wurden eine Reihe von Maßnahmen zur Modernisierung des derzeitigen Mehrwertsteuersystems in der Europäischen Union vorgeschlagen, um Steuerbetrug zu bekämpfen.
Zu den Initiativen gehört unter anderem die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen im grenzüberschreitenden Kontext sowie die Einführung digitaler Meldepflichten (Digital Reporting Requirements, DRR).
Für welche Umsätze gilt die E-Rechnungspflicht?
Erfüllen inländische B2B-Umsätze nachfolgende Kriterien, so muss für sie eine elektronische Rechnung erstellt werden:
- Leistungserbringer und Leistungsempfänger sind beide im Inland ansässig
- die erbrachte Leistung ist im Inland steuerbar
- die erbrachte Leistung ist nicht steuerfrei nach § 4 Nr. 8–29 UStG
Welche Ausnahmen wurden beschlossen?
Unabhängig von den beschlossenen Übergangsregeln gibt es einige Ausnahmen, bei denen grundsätzlich keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht. Hierzu gehören beispielsweise
- Rechnungen über Kleinbeträge bis € 250,- brutto
- Fahrausweise
- Rechnungen von Kleinunternehmern
- Umsätze mit Endverbrauchern (B2C)
- Bestimmte steuerfreie Umsätze wie Finanzdienstleistungen, Bildungsdienstleistungen, medizinische Dienstleistungen, etc.
Für Details empfehlen wir den Austausch mit Ihrem Steuerberater.
Welche Module sind für die Erfüllung der E–Rechnungspflicht in der WinLine erforderlich?
Rechnungsempfang
Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit dem 01.01.2025 verpflichtend. In der WinLine können Eingangsrechnungen mit dem Modul WinLine BELEG PRO erfasst, geprüft, genehmigt und direkt in die Finanzbuchhaltung zur Verbuchung übergeben werden. Abschließend erfolgt die revisionssichere gesetzliche Aufbewahrung im WinLine ARCHIV, dem Dokumentenmanagementsystem der WinLine. In Verbindung mit dem WinLine CRM kann der gesamte Belegeingangsprozess dabei vollständig automatisiert ablaufen.
Für den Empfang einer elektronischen Rechnung ist ein E-Mail-Postfach ausreichend. Die Rechnung können Sie einfach per Drag & Drop in die WinLine übernehmen.
Rechnungsversand
Elektronische Ausgangsrechnungen werden schrittweise bis zum 01.01.2028 eingeführt. Sie werden mit dem Modul WinLine eBILLING erstellt und konform zur Norm EN 16931 in den Standardformaten XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X aus der WinLine heraus versendet. Auch diese Rechnungen werden abschließend revisionssicher im WinLine ARCHIV aufbewahrt, das die Anforderungen der Unveränderbarkeit bei elektronischen Rechnungen erfüllt.
Wie werden E-Rechnungen in der WinLine empfangen und verarbeitet?
Der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen in der WinLine FIBU und der WinLine FAKT erfolgt mit WinLine BELEG PRO.
- WinLine BELEG PRO empfängt und verarbeitet strukturierte E-Rechnungen im XML-Format.
- Die Eingangsrechnungen werden automatisiert in die WinLine FIBU übergeben und dort verbucht.
- Mit dem WinLine ARCHIV können Sie gesetzeskonform archivieren, so dass kein externes Dokumentenmanagementsystem erforderlich ist.
- Im WinLine CRM & Workflowmanagement automatisieren Sie den gesamten Prozess der Eingangsbelegbearbeitung.
Weitere Vorteile von WinLine BELEG PRO:
Um Ihre Eingangsrechnungen schneller zu verarbeiten, können Sie den gesamten Prozess mit diesem Modul automatisieren. Sie legen die einzelnen digitalen Arbeitsschritte dabei individuell für Ihr Unternehmen fest. Der Rechnungsbeleg kann durch einen automatischen Workflow entweder zur Freigabe weitergeleitet oder in einem Buchungssatz umgewandelt werden.
Wie erfolgt der Versand einer E-Rechnung aus der WinLine?
In der WinLine FAKT erfolgt der elektronische Rechnungsversand mit WinLine eBILLING. Die Rechnungen können dabei in den gängigen Standards „XRechnung“ und „ZUGFeRD (Factur-X)“ ausgegeben werden, die der europäische Norm EN 16931 entsprechen.
Wo erfahre ich mehr über die Umsetzung der E-Rechnung in der WinLine?
Sie haben mehrere Möglichkeiten, um den Empfang, die Verarbeitung und den Versand mit der WinLine sicherzustellen. Sprechen Sie mit Ihrem mesonic-Partner und entscheiden Sie gemeinsam, welche Option die für Ihr Unternehmen passende ist.
Wie ist der Stand der E-Rechnung für Österreich?
In Österreich ist E-Rechnung derzeit nur im B2G-Bereich - also im Versand an Bund, Länder und Gemeinden - verpflichtend. Dabei werden strukturierte Format wie werden strukturierte Formate wie ebInterface oder Peppol akzeptiert.
Für rein inländische B2B-Geschäfte ist die Einführungszeitpunkt für elektronische Rechnungen in Österreich derzeit noch offen. Aktuell sind E-Rechnungen hier nicht verpflichtend. Durch die gesetzliche E-Rechnungspflicht in Deutschland wird jedoch auch der Druck auf österreichische Unternehmen zur Legung und zum Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen immer größer, so dass bereits heute viele Unternehmen E-Rechnungen nutzen.
Gut vernetzt rund um die E-Rechnung
Der Verband elektronische Rechnung (VeR) ist der Experten-Verband für den elektronischen Rechnungsaustausch. Er bündelt das Know-how von Softwareanbietern, Plattformbetreibern, Dienstleistern, etc. und setzt sich für einheitliche Standards und sichere Prozesse rund um die elektronische Rechnung ein. Der Verband begleitet die Einführung der E-Rechnung sowie die Entwicklung digitaler Meldesysteme in Deutschland bereits seit über 15 Jahren.
Als Mitglied profitieren wir vom direkten Austausch mit Branchenexperten und aktuellen Informationen zu technischen und rechtlichen Entwicklungen. Dieses Wissen fließt direkt in die Weiterentwicklung unserer WinLine ein. Sie profitieren somit von praxisgerechten Lösungen, mit denen Sie Ihre elektronische Rechnungsverarbeitung effizient, sicher und zukunftsorientiert gestalten können.