Verpflichtung zur elektronischen Rechnung in Deutschland ab 1. Januar 2025
Mit Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes hat das deutsche Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Einführung der strukturierten, elektronischen Rechnung (E-Rechnung) beschlossen. Mit seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 legt das BMF seine Anforderungen nebst Übergangsvorschriften dar.
Ab dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen bei Umsätzen zwischen deutschen Unternehmen verpflichtend!
Was bedeutet das für Unternehmen in Deutschland?
Ab 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in Deutschland Rechnungen elektronisch empfangen können (kein PDF!). Weiter sieht das neue Gesetz auch den Versand von elektronischen Rechnungen unter Berücksichtigung von Übergangsvorschriften vor. Dies betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B).
Was bedeutet das für Unternehmen in Österreich?
Durch die gesetzliche E-Rechnungspflicht in Deutschland ab dem 1.1.2025 wird auch der Druck auf österreichische Unternehmen zur Legung und zum Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen immer größer. Zumal die EU-ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age) - geplant ab 2028 - eine digitale Berichterstattung und strukturierte, elektronische Rechnungsstellung innergemeinschaftlich vorsieht.
Wir beantworten die wichtigsten Fragen zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung)
Was versteht man unter einer E-Rechnung?
Die E-Rechnung wird künftig in einem strukturierten elektronischen XML-Format ausgestellt, angelehnt an die EU-Norm EN 16931. Dieser einheitliche Standard ermöglicht den elektronischen Empfang sowie die Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen.
Rechnungen im PDF-Format fallen nicht mehr unter den Begriff einer elektronischen Rechnung, sondern sind „sonstigen Rechnungen“ zuzuordnen.
Welche Ausnahmen wurden beschlossen?
Sogenannte „Kleinbetragsrechnungen“, deren Gesamtbetrag 250 EURO nicht übersteigt, müssen – abweichend von der allgemeinen Verpflichtung – auch weiterhin nicht elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Für Details empfehlen wir den Austausch mit Ihrem Steuerberater.
Wie verhält es sich mit digitalen Meldepflichten für EU-interne Transaktionen?
Die Europäische Kommission hat hierfür das Projekt ViDA (VAT in the Digital Age) ins Leben gerufen. Hierin wurden eine Reihe von Maßnahmen zur Modernisierung des derzeitigen Mehrwertsteuersystems in der Europäischen Union vorgeschlagen, um Steuerbetrug zu bekämpfen.
Zu den Initiativen gehört die Einführung eines neuen Steuermeldesystems durch elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Dies war ursprünglich für 2028 geplant. Die Mitgliedstaaten konnten über den Start jedoch bis heute keine Einigung erzielen. Daher kann über den tatsächlichen Termin zum jetzigen Zeitpunkt keine verbindliche Aussage getroffen werden.
Wie wird die elektronische Rechnung in der WinLine umgesetzt?
Bei der Einführung der elektronischen Rechnung muss zwischen eingehenden und ausgehenden Rechnungen unterschieden werden. Die WinLine bietet bereits jetzt bewährte Lösungen, welche die notwendigen Voraussetzungen zur Umsetzung der E-Rechnung erfüllen! Die gute Nachricht: Die Anforderungen sind in bestehenden WinLine-Modulen umsetzbar!
Das zentrale Element wird das WinLine ARCHIV sein, das in Kombination mit dem WinLine CRM die Verteilung der Dokumente für die Bereiche Senden (WinLine eBILLING) und Empfangen (WinLine BELEG PRO) steuert. Das WinLine ARCHIV ermöglicht Ihnen eine revisionssichere Archivierung und erfüllt so auch die Anforderungen der Unveränderbarkeit bei elektronischen Rechnungen.
Mit der WinLine sind Sie auf die elektronische Rechnung vorbereitet!
Weitere Vorteile von WinLine BELEG PRO:
Um Ihre Eingangsrechnungen schneller zu verarbeiten, können Sie den gesamten Prozess mit diesem Modul automatisieren. Sie legen die einzelnen digitalen Arbeitsschritte dabei individuell für Ihr Unternehmen fest. Der Rechnungsbeleg kann durch einen automatischen Workflow entweder zur Freigabe weitergeleitet oder in einem Buchungssatz umgewandelt werden.
Wie werden E-Rechnungen in der WinLine empfangen und verarbeitet?
Der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen in der WinLine FIBU und der WinLine FAKT erfolgt mit WinLine BELEG PRO.
- WinLine BELEG PRO wird strukturierte E-Rechnungen im XML-Format empfangen und verarbeiten.
- Mit dem WinLine ARCHIV können Sie gesetzesmäßig archivieren, so dass kein externes Dokumentenmanagementsystem erforderlich ist. Das WinLine ARCHIV ist Bestandteil des WinLine CRM bzw. des WinLine Digitalisierungspakets.
Wie erfolgt der Versand einer E-Rechnung aus der WinLine?
In der WinLine FAKT erfolgt der elektronische Rechnungsversand mit WinLine eBILLING.
Darunter fallen auch weiterhin die in Deutschland gängigen Standards „XRechnung“ und „ZUGFeRD (Factur-X)“. Einsatzgebiete hierfür sind u.a. Geschäfte mit öffentlichen Behörden oder Einrichtungen. Die darin verwendete europäische Norm EN 16931 ist gemäß der deutschen Bundesregierung auf B2B-Ebene zukunftsweisend.
Wo erfahre ich mehr über die Umsetzung der E-Rechnung in der WinLine?
Sie haben mehrere Möglichkeiten, um den Empfang, die Verarbeitung und den Versand mit der WinLine sicherzustellen. Sprechen Sie mit Ihrem mesonic-Partner und entscheiden Sie gemeinsam, welche Option die für Ihr Unternehmen passende ist.